Varastokirjaston toimistopäällikkö Sirpa Janhosen artikkeli julkaistiin alun perin keväällä 2021

Teksti • Sirpa Janhonen
Kuva • Paula Haapanen
Intervalli • 1/2021 (pdf)
www.intervalli.fi

Varastokirjaston fyysisesti laaja yli 100 hyllykilometriä käsittävä ja aiemmin lähes ainoastaan paperimuotoiseen aineistoon keskittynyt aineistokokoelma monipuolistuu. Musiikkiaineiston käsitteleminen aloitettiin vuodesta 2001 alkaneen katkon jälkeen vuonna 2017. Musiikin varastointiselvitys toi kokoelmaan kokonaan uuden formaatin CD-levyt, joiden metatiedot kirjastot siirtävät omassa kirjastossaan Vaari-tietokantaamme ennen aineiston fyysistä siirtoa. Myös vuosien varrella Varastokirjastoon lähetettyjä ja varastoon käsittelyä odottamaan siirrettyjä nuotteja ja LP- sekä single-levyjä kuvaillaan tiedontarvitsijoiden käytettäväksi Vaari-Finna tietokantaan.

Varastokirjasto ja vastaanotetut aineistot
Musiikkiaineistoa – nuotteja sekä LP-levyjä – luetteloitiin Varastokirjastossa vuosien 1995 ja 2001 välisenä aikana, jolloin niitä käsitteli yksi henkilö. Sen jälkeen paperimuotoista aineistoa tuli käsiteltäväksi enemmän kuin sitä ehdittiin tulossopimuksen mukaisessa ajassa alle 6 kuukautta saapumisesta käsitellä. Niinpä vuosien ajan keskityttiin paperisen aineiston käsittelyyn ministeriön ja johtokunnan ohjeistuksen mukaisesti.

Etenkin tieteellisissä kirjastoissa oli suuria fyysisten kokoelmien poisto- ja siirtotarpeita kirjastoaineistojen muuttuessa enenevässä määrin sähköiseen muotoon. Tieteellisissä kirjastoissa oli vanhoja suuria vähän käytettyjä kokoelmia, joiden tilat tarvittiin muuhun käyttöön vaikkapa kustannussyistä. Niinpä paperimuotoisia aineistoja siirrettiin Varastokirjastoon useiden vuosien ajan merkittävästi enemmän kuin vakinaisen henkilöstön voimin ehdittiin käsitellä ja käsittelyä odottavan aineiston määrä kasvoi lähes hallitsemattomasti. Lopulta määrätietoisen työskentelyn ja 3-vuotisen erillisrahoituksen myötä käsittelyä odottaneet paperimuotoiset aineistot saatiin käsiteltyä vuoden 2016 alkuun mennessä. Vuosien varrella kirjastojen aineistosiirtojen mukana oli vastaanotettu ja säilytetty odottamassa sopivaa aikaa käsittelylle nuotteja, LP- ja single-levyjä siten, että niitä vuoden 2017 alkaessa niitä oli runsaasti varastossa odottamassa käsittelyä. Nyt oli sopiva hetki aloittaa näiden aineistojen työstäminen.

Varastokirjasto ja musiikin kuvailuosaaminen
Koska musiikkiaineistoa ei käsitelty vuosikausiin ei niiden kuvailuosaaminen ollut ajan tasalla. Osaamista päivitettiin ja uusia osaajia koulutettiin siten, että tällä hetkellä Varastokirjastossa on 4 musiikkia kuvailevaa osaajaa.

Varastokirjaston varastossa käsittelyä odottaneista musiikkiaineistoista Vaari-tietokantaan lisääminen aloitettiin nuoteista, joiden metatietoja oli hyvin Melindassa. Aluksi tehtiin pelkkää Melinda-poimintaa ja hyödynnettiin olemassa olevia metatietoja. Samalla osaaminen lisääntyi käytännön kautta ja lisäksi opiskeltiin uusimpia musiikin kuvailuohjeistuksia ja seurattiin tarjolla olleita koulutuksia. Osaamisen lisääntymisen myötä käynnistettiin primääriluettelointi ja ulkomaisten kirjastotietokantojen metatietoja hyödyntävä BookWhere-ohjelmalla tapahtuva poimintaluettelointi. Jatkuvasti seurataan Muusan ohjeistuksia ja tehdään tarpeen mukaan omia sovelluksia kuitenkin noudattaen Marc21 RDA-kuvailusääntöjä.

Musiikin varastointiselvitys
Vuonna 2017 valmistunut Musiikin varastointiselvitys toi esille yleisten kirjastojen musiikin varastointiin liittyvät ongelmat, varastointitilan vähyyden, aineistotyyppien käytön muutoksen sekä vähän käytetyn musiikkiaineiston säilyttämisen tarpeen lainattavana.

Selvitystyön yhteydessä kehitettiin kuvailutietojen ja omistajuuden siirtäminen ns. LowTag-menetelmä Axiell-kirjastoja varten Varastokirjastoon siirrettävälle CD-levyaineistolle. LowTag eli Vaarin omistajuusmerkintä Melindaan oli aiemmin käytössä esimerkiksi Oulun yliopiston kirjastossa lähinnä suurien monografiaerien siirtämisen apuna. Tätä käytettiin mallina CD-levyjen siirron aloittamisessa.

Menetelmässä hyödynnetään metavarastoyhteistietokanta Melindaa. Tämä menetelmä lisää metatietojen uudelleenkäyttöä sekä vähentää päällekkäistä työtä lähettävässä kirjastossa ja Varastokirjastossa. Aineistoa lähettävä kirjasto huolehtii julkaisun kuvailun laadusta ja musiikkiaineistolle merkitykselliset osakohteet otetaan vastaan Vaariin, mikäli lähettävä kirjasto näin haluaa. Kaiken kaikkiaan menetelmä parantaa ja nopeuttaa myös aineiston näkymistä asiakkaille.

LowTag-merkitty aineisto
LowTag-merkintä siis tarkoittaa Varastokirjaston omistajuuden lisäämistä Aleph-Melindaan, josta tietue siirtyy automaattisesti Vaari-Kohaan. Tietue näkyy lähes välittömästi Vaari-Finnassa ilman sijaintitietoa, jolloin aineistoa siirtävä kirjasto näkee, että kyseinen julkaisu on siirtymässä Varastokirjastoon. Tämä vähentää tuplien lähettämistä ja aineiston poistoa suunnitteleva kirjasto voi luottaa yhden kappaleen säilymiseen vapaasti lainattavana.

Varastokirjastossa näille LowTag-merkityille tehdään Vaari-Kohassa vain nidetietue, johon lisätään sijainti- ja nidetieto. Menetelmä nopeuttaa aineiston käsittelyä Varastokirjastossa merkittävästi, kun aineistoa käsittelevä henkilö ei tarkasta lainkaan metatietoja ja aineistoa voi käsitellä myös musiikkia vähemmän tunteva. Vain mahdolliset ongelmalliset tapaukset vaativat musiikin osaajan huomiota. Yleensä esimerkiksi 100 kappaleen erässä on vain muutama erityistä huomiota vaativa CD-levy. Niinpä LowTag-merkitty aineisto on asiakkaiden lainattavissa nopeammin. Aineiston LowTag-merkinnän aloittaminen on Kansalliskirjaston Melinda-palveluiden, Varastokirjaston ja mukaan lähtevän kirjaston yhteistyötä ja edellyttää keskinäistä yhteistä sopimista.

Yleisten kirjastojen musiikkiaineistojen varastointityöryhmä
Yleisten kirjastojen neuvosto ehdotti kokouksessaan 2/2019, että yleisten kirjastojen keskeiset musiikkitoimijat muodostaisivat työryhmän musiikin varastoinnin edistämiseksi. Tämän kokousehdotuksen jälkeen yleisten kirjastojen neuvoston työvaliokunta päätti perustaa kyseisen työryhmän 2020 alusta alkaen. Varastokirjasto on mukana toiminnassa, joka on luonteva jatkumo musiikin varastointiselvitykselle. Työryhmä on merkittävä yhteistyön kanava musiikin varastointiin ja vähän käytetyn, mutta säilyttämisen arvoiseksi katsotun aineiston saavutettavuuden varmistamiseen. Yhteistyö suurimpien musiikkikokoelmien toimijoiden kesken vähentää päällekkäistä työtä, edistää keskustelua ja lisää yhteistyötä.

Työryhmän työskentelyn myötä on tapahtunut edistystä kirjastojen vähän käytetyn musiikkiaineiston säilyttämisessä. Espoon kaupunginkirjasto, joka ei luetteloi Melindaan eikä sen aineisto myöskään ole Melindassa, hyödyntää Melindassa olevien CD-levyjen metatietoja ja LowTag-merkitsee Vaariin tietueita. Tällä tavoin on siirretty jo noin 6 000 CD-levyä Varastokirjaston kokoelmaan. Axiellin Aurora-kirjastojärjestelmää käyttävä Jyväskylän kaupungin kirjasto on toimittanut ensimmäisen pilottierän CD-levyjä, jonka perusteella Jyväskylässä aloitetaan laajempi LowTag-merkintä CD-levyille. Tämä hanke linkittyy hankkeeseen Shokkiuutinen! Harvinainen kirja löytyi kirjastosta. Työryhmä pyrkii edistämään Koha-Suomi -kirjastojen mahdollisuutta aloittaa LowTag-merkintä omille CD-levyilleen. Yksi ryhmän keskeinen tehtävä on myös se, että musiikkiaineistoerien lähettämisen aikataulut Varastokirjastoon sovitaan yhdessä, jolloin Varastokirjastossa henkilöstöresurssit on mahdollista suunnitella ennakoiden.

Varastokirjasto ja musiikin käsittely tänään
Aineistoa lähettävän kirjaston LowTag-merkitsemä aineisto käsitellään heti saapumisen jälkeen ja sen käsittelyyn osallistuu musiikin kuvailijoiden lisäksi myös muita luetteloijia aina sen hetkisen työtilanteen mukaan. Mikäli käsiteltävässä erässä aineistoa on epäselviä tapauksia, esimerkiksi tietuetta ei löydy Vaarista, nämä ongelmalliset tapaukset selvittää musiikin kuvailija. Varastossa pitkään käsittelyä odottanutta musiikkiaineistoa käsitellään edelleen muun aineistotilanteen mukaan siten, että kuvailua tekee 1–4 henkilöä. Tulossopimuksen mukainen käsittelyaika paperiselle aineistolle otetaan huomioon siten, että varmistetaan käsittely tavoiteajassa ja musiikinkuvailun määrää säädellään sen mukaisesti.

Vaari-Finnan etusivulla olevan palkin alta avautuu päivittyvä listaus musiikkiaineiston määrästä ja siitä voi halutessaan seurata aineiston määrän kasvua. Varastokirjasto edellyttää, että musiikkiaineiston lähettäminen sovitaan aina sen ennen lähettämistä Kuopioon. Kirjastoja pyritään auttamaan musiikkiaineistojen varastoinnissa ja saavutettavana pysymisessä parhaan mukaisesti huomioiden asetetut tulostavoitteet. Yleisten kirjastojen neuvoston asettaman musiikin varastoinnin työryhmä toimii tässä erittäin hyvin koordinoivana yhteistyökumppanina.

Lähteet
Kirjastot.fi. Yleisten kirjastojen neuvoston pöytäkirja 2/2019. [Verkkojulkaisu]. [Viitattu 14.4.2021]. Saatavana: https://www.kirjastot.fi/neuvosto/
poytakirjat/2_2019

Pelttari, T. & Lounasvuori, E. 2017. Musiikin varastointiselvitys 2017. [Verkkojulkaisu]. [Viitattu 14.4.2021]. Saatavana:
https://www.kirjastot.fi/sites/default/files/
content/Musiikin-varastointiselvitys-2017_
nettiversio.pdf

Varastokirjaston musiikkiaineisto. Vaari.finna.fi. [Verkkojulkaisu]. [Viitattu 14.4.2021] Saatavana: 
https://vaari.finna.fi/Search/Results?limit=0&type=AllFields&filter%5B%5D=%7Efor- mat%3A%220%2FSound%2F%22

Varastokirjasto. Toimintakertomus 2018. [Verkkojulkaisu]. [Viitattu 14.4.2021] Saatavana: https://varastokirjasto.fi/wp-content/uploads/2021/01/Toimintakertomus-2018-1.pdf