Musiikin luettelointia Varastokirjastossa • Intervalli 1/2022

Intervalli • 1/2022
www.intervalli.fi

Musiikin varastoinnista on käyty keskustelua musiikkikirjastokentällä jo pitkään, ja Tuomas Pelttarin vuonna 2017 tekemän Musiikin varastointiselvityksen pohjalta aineistoja lähetetään nykyään Varastokirjastolle tasaista tahtia. Koska kirjastoille on kertynyt varastointivelkaa, aineistoja ei saada siirrettyä Kuopioon hetkessä.

Varastokirjastossa pääpaino aineiston käsittelyssä on OKM:n ja Varastokirjaston johtokunnan linjausten mukaan paperisessa aineistossa. Niinpä musiikkia voidaan käsitellä em. aineiston käsittelyn salliessa siten, että tämä perustyö kyetään hoitamaan tulosopimuksen mukaisesti. Musiikkiaineiston luettelointityö etenee kuitenkin varsin mukavaa tahtia koko ajan. Tässä kirjoituksessa asiaa pohtii arjen tasolla Varastokirjaston uusin työntekijä Tiina Kolehmainen.

Tiina Kolehmainen. Kuva: Anu Tanninen
Tiina Kolehmainen. Kuva: Anu Tanninen

Varastokirjaston musiikkikokoelmiin kuuluu nuotteja, LP-levyjä ja CD-levyjä. Kaikki tietokannassa olevat aineistot ovat asiakaskirjastojen lainattavissa, ja kaukopalvelupyynnöt musiikkiaineistoon tehdään Vaari-Finnassa samalla tavoin kuin kirjoihin ja lehtiinkin. Myös laina-aika ja uusintakäytänteet ovat samat. Musiikkiaineiston lähettäminen Varastokirjastoon tapahtuu koordinoidusti ja siitä tulee aina sopia erikseen – asiasta voi olla yhteydessä joko YKN:n asettamaan musiikkiaineistojen varastointityöryhmään tai toimistopäällikköömme Sirpa Janhoseen.

Kirjoittajasta

Olen siis Tiina Kolehmainen, melko lailla uusi tulokas (musiikki)kirjastokentällä. Päädyin Varastokirjastolle töihin reilu vuosi sitten monen mutkan kautta, vaikka maantieteellinen etäisyys lapsuudenkodistani Kuopion Päivärantaan ei järin pitkä olekaan. Olen ollut aktiivinen musiikin harrastaja ja musiikkikirjastojen käyttäjä jo nuoruusiästä lähtien. Soitin teini-ikäisenä pianoa kotikuntani kansalaisopistossa ja sen jälkeen Kuopion musiikinystäväin musiikkiopistossa, minkä vuoksi olen kantanut valehtelematta satoja nuottikirjoja kirjastosta kotiin (ja takaisin!) nuoresta iästä lähtien. Myös kirjastojen äänitelainaus tuli tutuksi jo tuolloin.

Aktiivisten musiikin harrastusvuosien jälkeen oli luontevaa jatkaa alan opiskelua myös ammattitasolla. Päädyin Kuopiosta Jyväskylään, missä suoritin rinnakkain filosofian maisterin tutkinnon musiikkitieteestä sekä muusikon 2. asteen ammattitutkinnon pääaineenani klassinen pianonsoitto. Ammattiopiskelujen aikana yleisten kirjastojen nuotti- ja äänitelainauksen lisäksi tutuiksi tulivat myös musiikkioppilaitoskirjastojen tarjoamat palvelut, kuten lisenssit erilaisiin verkkopalveluihin ja pianoharjoittelukopit yliopistolla silloisessa Musican kirjastossa. Musiikkiopintojen jälkeen täydensin osaamistani vielä kirjasto- ja tietopalvelualan tradenomitutkinnolla Oulun ammattikorkeakoulussa ollen osa viimeistä OAMK:ssa aloittanutta KIR-vuosikurssia.

Opiskeluvuosieni jälkeen päädyin pariksi vuodeksi informaatikon sijaiseksi Kuopion kaupunginkirjaston musiikkiosastolle. Siellä pääsin tarkastelemaan musiikkikirjastojen arkea asiakasnäkökulman sijaan henkilökunnan vinkkelistä ja opin paljon uutta kokoelmista, musiikin tiedonhausta ja musiikkikirjastojen laajasta toimintakentästä tapahtumineen ja soitinlainauksineen. Luettelointi ei sen sijaan vielä tuolloin ollut osa työnkuvaani. Musiikkiosastolla työskentely auttoi minua myös käytännön tasolla hahmottamaan, miten suuri tarve musiikin valtakunnalliselle varastoinnille on. Iloitsen suuresti siitä, että se on musiikin varastointiselvityksen ja aktiivisen yhteistyön myötä edennyt näin hyvään pisteeseen ja kannatan ehdottomasti asian kehittämistä myös edelleen.

Työ Varastokirjastolla

Aloitin sijaisuuteni Varastokirjastolla tammikuussa 2021 ja työnkuvaani kuuluvat sekä luettelointi että kaukopalvelu. Luettelointityö painottuu musiikkiin ja erityisesti klassisen LP-levyihin ja nuotteihin. Välillä teen myös monografialuettelointia. Lisäksi kirjaan kokoelmiimme CD-levyjä, mutta ne tulevat Varastokirjastolle LowTag -merkittyinä, joten meidän ei tarvitse tehdä itse varsinaista luettelointityötä. (LowTagaaminen tarkoittaa sitä, että lähettävä kirjasto tekee levyn tietueeseen valmiiksi Vaari-omistajuuden, ja me lisäämme vain niteen jo olemassa olevaan tietueeseen.)

Luetteloinnin lisäksi työskentelen välillä myös kaukopalvelussa, mikä on mukavaa vaihtelua staattiselle ja pikkutarkalle toimistotyölle. Kaukopalvelupäivinä vastailen asiakkaiden yhteydenottoihin puhelimitse ja sähköpostitse, käsittelen palautuksia ja hyllytän niitä sekä noudan tilauksia hyllyistä joko kävellen tai potkulaudalla ajellen. Lisäksi teen postitusvuoroja eli pakkaan lähtevää aineistoa.

Varastokirjaston luettelointityö tehdään Alephissa, mistä tietueet siirtyvät omaan kirjastojärjestelmäämme Kohaan. Hyödynnämme mahdollisimman paljon jo olemassa olevia tietueita. Meillä on mahdollisuus poimia tietueita myös maailman tietokannoista BookWhere-ohjelmalla. Näiden lisäksi käytän usein apuvälineenä muun muassa verkkopalvelu Discogsia, joka tarjoaa hämmästyttävän paljon tietoa vanhoistakin aineistoista ja on iso apu erityisesti LP-levyjen työstämisessä. Suosittelen Discogsia lämpimästi jokaisen musiikkikirjastolaisen työkalupakkiin!

Vaikka Varastokirjastolla käytetään luetteloinnissa mahdollisimman paljon valmiita tietueita ja pohjia, vanhan musiikin kohdalla joudumme tekemään paljon myös primääriluettelointia. Jos tarkastellaan Varastokirjaston tilastoja vuodelta 2021, monografioiden (kirjat) luettelointi jakaantui talossamme seuraavasti:

• Melindasta poimittuja 67 %
• BookWhere-poimittuja 17 % ja
• primääriluetteloituja 16 %

Musiikkiaineistojen (LP-levyt) vastaava tilasto.
Huom! CD-levyt eivät ole tässä tilastossa mukana.

• Melindasta poimittuja 19 %
• Bookwhere-poimittuja 14 % ja
• primääriluetteloituja 67 %

Itse luetteloimastamme ääniteaineistosta siis yli puolet on sellaista, ettei sille löydy sopivaa tietuetta käyttämistämme tietokannoista. Primääriluetteloinnin määrä musiikkiaineistossa on tämän vuoksi paljon suurempi kuin monografioiden kohdalla ja tarkoittaa luonnollisesti myös siitä, että näiden aineistolajien luettelointi on työläämpää ja hitaampaa. Myös luetteloitavat määrät ovat isoja.

Klassisen musiikin luetteloinnista

Kun Kari Paakkinen alkoi noin vuosi sitten opettaa minulle musiikin luettelointia ja siihen liittyviä kiemuroita täällä Varastokirjastolla, minua auttoi jonkin verran aiempi työkokemus musiikkikirjastotyöstä. Olin esimerkiksi käyttänyt yhtenäistettyjen nimekkeiden ohjeluetteloja tehdessäni taidemusiikin tiedonhakuja edellisessä työpaikassani. Minulla oli myös kirjastoalan opinnoissa suoritetun luettelointikurssin ja siihen liittyvän harjoittelun ansiosta perustaidot luetteloinnista – joskaan ei suoranaisesti musiikkiaineiston luetteloinnista. Toki myös musiikin laajamittainen ymmärtäminen, nuotinlukutaito ja terminologian tuntemus ovat olleet eduksi. Olen kuluneen vuoden aikana oppinut paljon uutta – silti tuntuu, että aiheeseen perehtyminen jatkuu edelleen ja mutkikkaita tapauksia tulee vastaan päivittäin.

Haastavinta luettelointityössä ja asioiden omaksumisessa on ollut ehdottomasti eri aikakausien tietueiden kerrostumat ja niiden ymmärtäminen. Opinnoissani ja työurallani on jo ”puhuttu RDA:ta”. Varastokirjaston luettelointityö eroaa kuitenkin monesta muusta kirjastosta siinä, että käsittelemämme aineisto on pääosin vanhaa. Tämän vuoksi myös iso osa poimimistamme tietueista on tehty aikana ennen RDA:ta. Uuden työntekijän näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että kun ensin on saanut luotua jonkinlaisen ymmärryksen siitä, kuinka tietue muodostuu RDA:n pohjalta, tämän jälkeen täytyy ymmärtää myös, miksi jokin vanha tietue ei näihin sääntöihin taivukaan. Vanhempia ohjeistuksia on puolestaan vaikea löytää esimerkiksi verkosta. Ensimmäisinä viikkoina tuntui, että pääni oli aivan solmussa tässä sääntöviidakossa – miksi tässä tietueessa asia on tehty näin, vaikka juuri luin ohjeesta, että sen kuuluisi olla eri tavalla?

Taidemusiikin osalta sävellysten nimettömyys ja erilaiset numerointikäytännöt ovat kieltämättä haaste sekä luetteloinnin että tiedonhaun kannalta. Yhtenäistettyjen nimekkeiden ohjeluettelot auttavat, mutta käsittelemme paljon aineistoa myös harvinaisemmilta säveltäjiltä, joista ei ole valmista luetteloa. Vanhoissa LP-levyissä on myös ristiriitaisuutta aineiston sisällä: on esimerkiksi aivan tavallista, että musiikkiteos on nimetty eri tavalla levyn keskiössä ja levyn kannessa, eikä esimerkiksi julkaisuvuotta ole merkitty lainkaan. Levyillä ei ole myöskään lähellekään aina kokoavaa nimekettä, minkä vuoksi jo pelkän 245-kentän muodostaminen voi aiheuttaa harmaita hiuksia – samalla älppärillä saattaa olla vaikkapa kuusi eri teosta, kaikki eri säveltäjiltä.

Kimurantteja ovat myös tapaukset, joissa levyn tietoihin ei ole painettu ollenkaan teosnumerointia tai esimerkiksi sävellajimerkintää, mikä vaikeuttaa ja hidastaa huomattavasti oikean yhtenäistetyn nimekkeen löytämistä. Haettavuuden kannalta inhokkisäveltäjäkseni on noussut Vivaldi kirjavien numerointikäytänteidensä ansiosta: välillä vastaan tulee opusnumero, välillä P-numero, välillä RV-numero ja niin edelleen. Myös renessanssiajan säveltäjien teosviidakko saa välillä huokailemaan ja tuijottamaan lasittunein silmin työhuoneessamme sinnikkäästi kukkivaa isoa amaryllista tai seuraamaan isosta ikkunasta, hulahtavatko lähilammen pilkkijät jäihin nyt vai huomenna.

Kun itse olin musiikkikirjastojen aktiiviasiakas ja sen jälkeen yleisen kirjaston musiikin asiakaspalvelija enkä ollut vastuussa luetteloinnista, minulla oli paljon mielipiteitä siitä, millaisia tietueiden tulisi olla: täydellisiä ja kattavia. Edelleen ajattelen, että ihannetodellisuudessa olisi hyvä olla näin. Arkitodellisuus tulee vastaan kuitenkin siinä vaiheessa, kun työtä tehdään ruohonjuuritasolla ja rajallisin resurssein. Jopa teknisten asioiden osaamista tärkeämpää musiikin luetteloinnissa onkin mielestäni kyky sietää tietynlaista keskeneräisyyttä, joka varsinkin vanhojen taidemusiikkiaineistojen parissa puurtaessa on jatkuvasti läsnä.

Perfektionismi on oman kokemukseni perusteella ominaisuus, josta minulle on elämässäni ollut hyötyä vain tiettyyn rajaan saakka. Parhaimmillaan sen avulla oppii asioita ja jaksaa puurtaa määrätietoisesti, pahimmillaan virheiden tekemisen pelko ja täydellisyyden tavoittelu lamauttavat ja hidastavat. Luetteloinnissa täydellisyyden nuoralla tasapainoilu tarkoittaa sitä, ettei tietueita missään nimessä voi huitaista menemään ihan noin vain, sillä ainakin ydinelementtien tulee olla oikein, jotta aineisto on löydettävissä. Jos ison aineistomäärän haluaa saada vietyä tietokantaan, työn on kuitenkin koko ajan edettävä myös määrällisesti. Asian voi kääntää toisaalta myös niin, että kokonaan luetteloimaton aineisto ei ole lainkaan asiakkaiden saatavissa – näin ollen sen vieminen järjestelmään edes minimitasolla on joka tapauksessa edistystä nollatasoon nähden.

Vaikka varsinkaan klassisen musiikin luettelointia ei valitettavasti voi sanoa helpoksi ja yksinkertaiseksi, on kuitenkin hyvä muistaa, että on paljon myös sellaista musiikkiaineistoa, joka taipuu formaattiin paremmin ja yksiselitteisemmin kuin meillä nyt työn alla olevat LP-levyt. LowTag-merkittyinä tulevien CD-levyjen tietueet ovat pääosin hyviä ja aineistot saadaan sen ansiosta hyllyyn nopeasti. Myös nuotteihin löytyy usein tietue joko Melindasta tai BookWheresta. Musiikkiaineistoa lisätään kokoelmaan säännöllisesti ja kun sen kattavuus koko ajan lisääntyy, myös lähettävä kirjasto pääsee tahollaan poistamaan tuplia jo siinä vaiheessa, kun käy aineistoaan läpi. Näin ollen kokoelmanhoitoon tulee lähettävissä kirjastoissa samankaltainen ote kuin kirjapuolella.

Lopuksi haluan myös muistuttaa, että meihin varastokirjastolaisiin voi aina olla yhteydessä jos kaipaa lisätietoja tai tarkennuksia jostakin Varastokirjaston aineistosta – oli se musiikkia tai jotakin muuta. Tällöin kipaisemme levyn, nuotin, kirjan tai lehden hyllystä lähempään tarkasteluun ja voimme antaa siitä lisätietoja puhelimessa tai sähköpostilla. Se on keskeinen osa työtämme ja asiakaspalveluamme. Henkilökohtaisesti iloitsen joka kerta suuresti, kun musiikkiaineisoomme tulee lainauspyyntöjä. Jokainen lähtevä laina on palkinto myös tehdystä luettelointityöstä, sillä aineistot ovat nimenomaan käyttämistä varten!

Tiina Kolehmainen

Ota yhteyttä

Varastokirjasto
Sirpa Janhonen • sirpa.janhonen@nrl.fi
Tiina Kolehmainen • tiina.kolehmainen@nrl.fi

Musiikkiaineistojen varastointityöryhmä | YKN
Tuomas Pelttari • tuomas.pelttari@hel.fi

Intervalli 1/2022. Kannen valokuva: Sanni Koskimies-Chiba
Intervalli 1/2022. Kannen valokuva: Sanni Koskimies-Chiba

Varastot uuteen kuosiin Jyväskylässä • Intervalli 1/2021

Informaatikko Aapo Ruuttusen artikkeli julkaistiin alun perin keväällä 2021

Teksti ja kuvat • Aapo Ruuttunen
Intervalli 1/2021 (pdf)
www.intervalli.fi

Informaatikko Aapo Ruuttunen Jyväskylän kaupunginkirjaston kellarivarastossa
Informaatikko Jyväskylän kaupunginkirjaston kellarivarastossa

Jyväskylän kaupunginkirjastossa raivataan varastoja nyt oikein urakalla. Tälle on nyt erityistä ajankohtaista tarvetta, sillä pääkirjasto peruskorjataan tai se siirtyy uusiin tiloihin näillä näkymin kymmenen vuoden sisällä. Muuttaminen olisi helpompaa ilman ylimääräistä painolastia. Pakko myös myöntää, että meillä varastot ovat päässeet kasvamaan vuosien saatossa turhankin isoiksi. Raivaukselle olisi ollut tarvetta jo vuosia sitten. Toisaalta nyt ajankohta on sopiva useammastakin syystä.

Paikallista ja valtakunnallista varastointia
Ensinnäkin: Jyväskylän kaupunginkirjasto ei ole enää Keski-Suomen maakuntakirjasto. Aikaisemminkaan Keski-kirjastoilla ei ollut yhteistä keskitettyä varastointia. Statuksen muutos sai kuitenkin aikaan sen, että Jyväskylän paikalliskokoelmassa säilytetään nykyään ainoastaan Jyväskylää koskevaa aineistoa. Muiden keskisuomalaisten kuntien aineistot voidaan siis helpommin poistaa, varmistaen tietenkin, että ne ovat jossain tallessa.

Toiseksi: musiikkiäänitteiden osalta ollaan vihdoinkin päästy aimo askel kohti valtakunnallista varastointia. Jyväskylässä ollaan oltu varsin varovaisia äänitteiden poistossa juuri valtakunnallisen varastoinnin puutteen vuoksi. Nyt kuitenkin pääsimme aloittamaan CD-levyjen lähettämisen Kuopiossa sijaitsevaan Varastokirjastoon niin sanottua LowTag-menetelmää käyttäen.

Jyväskylässä on sama kirjastojärjestelmä kuin Turussa ja Tampereella (Axiell Aurora), joten saimme testatut ja valmiit toimintaohjeet. Ensimmäinen 100 levyn koe-erä lähetettiin jo Varastokirjastoon ja sieltä kuitattiin, että hienosti sujui. Nyt jatkamme karsintaa seuraavasti:

1. Otimme listan CD-levyistä, jotka eivät ole olleet lainassa viimeisen 5 vuoden aikana. Tällä rajauksella saimme yli 11 000 (!) nidettä, joista noin 3000 oli varsinaisessa varastossa kellarissa, loput ns. lähivarastossa.

2. Listan levyt käydään läpi näin:
* jos levyä ei löydy Varastokirjastosta, se voidaan lähettää sinne,
* jos levy löytyy kahdesta maksutta kaukolainaavasta kirjastosta, meidän kappaleemme voi poistaa,
* jos vastaan tulee huonokuntoisia tai puutteellisia levyjä, ne poistetaan PAITSI JOS vika on vain levyn kannessa, jonka vaihtamalla levy on taas kunnossa,
* jos levyllä on joku selkeä Jyväskylä-kytkös, levy jätetään omaan kokoelmaamme PAITSI JOS levy on jo paikalliskokoelmassamme.

Kaikkia listalla olevia 11 000 nidettä ei siis välttämättä poisteta tai lähetetä Varastokirjastoon, vaan osa jää edelleen kokoelmaamme. Poistoja tulee kuitenkin niin paljon, että saamme kaikki levyt pois kellarivarastosta. ”Musiikin lähivarastoon” eli muutaman vuoden käytössä olleeseen tiivishyllyymme mahtuu vielä, varsinkin kun sieltäkin otetaan ns. löysät pois. Asiakkaat pääsevät selaamaan niitä hyllyjä omatoimisesti ja ovat kiitelleet helppoa löydettävyyttä, kun kaikki levyt ovat yksissä aakkosissa.

Shokkiuutinen! Harvinainen kirja löytyi kirjastosta
Kolmas ajankohtainen poistourakkaa tukeva asia on tämän vuoden aikana toteutettava Shokkiuutinen! Harvinainen kirja löytyi kirjastosta -hanke. Sen tavoitteena on mm. selvittää Varastokirjastoon kohdistuvan asiakastoimisen kaukolainan mahdollisuuksia sekä päivittää Jyväskylän omia varastointikäytäntöjä. Hankkeessa on kaksi työntekijää: projektisuunnittelijana on Anne Koivisto ja informaatikkona allekirjoittanut. Projektisuunnittelijan tehtävänä on selvittää järjestelmä- puolta. Tavoitteena on järjestelmäriippumaton asiakastoiminen kaukolainaus. Tässä vaiheessa lähinnä selvitetään, mitä tämä tavoite vaatisi ja miten se olisi järkevintä toteuttaa. Varastokirjaston lisäksi hankkeessa on mukana myös Kansalliskirjasto.

Jo nyt kevään aikana on tarkoitus toteuttaa Keski-verkkokirjastoon Varastokirjasto-välilehti, joka näyttää nimekkeen saatavuuden Varastokirjastossa ja asiakas voi sitä kautta tehdä kaukolainapyynnön. Käytännössä tässä vaiheessa tuo pyyntö menisi vielä Jyväskylän kaupunginkirjaston kaukopalvelun kautta, eli ei suoraan Varastokirjastoon. Asiakasnäkökulmasta kuitenkin kaukolainan pyytäminen helpottuu. Kirjastohenkilökunnankin kannalta tämä on parempi vaihtoehto kuin asiakkaan netissä täyttämä kaukopalvelupyyntölomake.

Lähivarasto sisältää 17 700 CD-levyä sekä reilu 500 LP-levyjä, ja enemmänkin mahtuu. Kuva: Aapo Ruuttunen
Lähivarasto sisältää 17 700 CD-levyä sekä reilu 500 LP-levyjä, ja enemmänkin mahtuu

Voi siis olla, että jo lähitulevaisuudessa kaukolainaaminen on asiakkaan näkökulmasta yhtä vaivatonta kuin tavallisen varauksen tekeminen. Jo nyt Varastokirjasto palvelee kiitettävän ripeästi, eli kaukolaina tulee jopa nopeammin noudettavaksi kuin toisesta Keski-kirjastosta tehty seutuvaraus. Siksikin on perusteltua, että harvemmin kysytty aineisto on Varastokirjastossa oman varastomme sijaan.

Minä puolestani teen parhaillaan selvitystä Jyväskylän kaupunginkirjaston omista varastointiperiaatteista ja varaston koostumuksesta. Työ on vasta ihan alussa, mutta se on jo selvää, että varastoniteiden määrää pitää reippaasti vähentää: yli puolet niteistä ei ole ollut lainassa viimeiseen kuuteen vuoteen.

Yksi tavoite hankkeessa on myös miettiä varaston palvelumuotoilua: miten varastoamme saataisiin paremmin avattua asiakkaillemme, että siitä olisi mahdollisimman paljon hyötyä ja kenties jopa imagoetua kirjastolle. Tässä vaiheessa minulla on vasta pari alustavaa ideaa tähän liittyen:

* Poistot ovat tähänkin hyvä lääke: puutteellisesti luetteloidut nimekkeet hakutuloksessa ovat harmillisia, joten ne kannattaisi poistaa näkymää häiritsemästä (taas tietenkin varmistaen, että sama teos tai tieto on saatavilla jossain muualla).
* Olisi hyvä, jos varastoaineisto ei olisi piilossa asiakkailta, vaan että he pääsisivät itse selaamaan varastoa. Käytännössä tämän voisi toteuttaa esimerkiksi tiivishyllyillä kirjastosalin puolella, musiikin lähivaraston esimerkin mukaisesti. Tällainen avovarasto voisi olla realismia Jyväskylän pääkirjastolla melko piankin jo alussa mainitsemani remontin tai tilamuutoksen myötä.

Näillä muutoksilla varaston käyttöaste varmasti nousisi. Tulemme todennäköisesti myös entistä enemmän lähettämään aineistoamme Varastokirjastoon (Low-Tag-tekniikkaa voisi hyödyntää muussakin aineistossa kuin äänitteissä?) sekä hyödyntämään Varastokirjaston kokoelmaa ja palveluita. Näin ollen oma varastomme muuttuisi enemmän ”lähivarastoksi” ja Varastokirjasto olisi ikään kuin se varsinainen varasto.

Myös kuvailutietojen kehittäminen on osa projektia. Selvittelyn alla on esimerkiksi mahdollisuus käyttää Kirjasampo-palvelussa olevia kansikuvia. Tarkoituksena on määrittää kuvailun riittävä taso ja aikataulutus kuvailuun liittyen. Itse kuvailu jää hankkeen jälkeisenä aikana tehtäväksi, osana perustyötä. Luetteloinnin tasalaatuistaminen on ilman muuta tärkeää, mutta täydentävä luettelointi on hidasta. Kovin nopea apukeino se ei siis ole.

Shokkiuutinen-hanke päättyy omalta osaltani lokakuussa. Silloin siis pitäisi olla enemmänkin kerrottavaa: tutkimustuloksia, toimenpide-ehdotuksia ja ehkä ihan konkreettisia tehtyjä tekojakin. Kirjastot toimivat ja palvelevat asiakkaitaan koko ajan verkottuneemmin, eli kirjastojen kokoelmatoimenpiteillä on käytännössä valtakunnallisia vaikutuksia. Palataan asiaan silloin!

Musiikki ja Varastokirjasto • Intervalli 1/2021

Varastokirjaston toimistopäällikkö Sirpa Janhosen artikkeli julkaistiin alun perin keväällä 2021

Teksti • Sirpa Janhonen
Kuva • Paula Haapanen
Intervalli 1/2021 (pdf)
www.intervalli.fi

Varastokirjaston fyysisesti laaja yli 100 hyllykilometriä käsittävä ja aiemmin lähes ainoastaan paperimuotoiseen aineistoon keskittynyt aineistokokoelma monipuolistuu. Musiikkiaineiston käsitteleminen aloitettiin vuodesta 2001 alkaneen katkon jälkeen vuonna 2017. Musiikin varastointiselvitys toi kokoelmaan kokonaan uuden formaatin CD-levyt, joiden metatiedot kirjastot siirtävät omassa kirjastossaan Vaari-tietokantaamme ennen aineiston fyysistä siirtoa. Myös vuosien varrella Varastokirjastoon lähetettyjä ja varastoon käsittelyä odottamaan siirrettyjä nuotteja ja LP- sekä single-levyjä kuvaillaan tiedontarvitsijoiden käytettäväksi Vaari-Finna tietokantaan.

Varastokirjasto ja vastaanotetut aineistot
Musiikkiaineistoa – nuotteja sekä LP-levyjä – luetteloitiin Varastokirjastossa vuosien 1995 ja 2001 välisenä aikana, jolloin niitä käsitteli yksi henkilö. Sen jälkeen paperimuotoista aineistoa tuli käsiteltäväksi enemmän kuin sitä ehdittiin tulossopimuksen mukaisessa ajassa alle 6 kuukautta saapumisesta käsitellä. Niinpä vuosien ajan keskityttiin paperisen aineiston käsittelyyn ministeriön ja johtokunnan ohjeistuksen mukaisesti.

Etenkin tieteellisissä kirjastoissa oli suuria fyysisten kokoelmien poisto- ja siirtotarpeita kirjastoaineistojen muuttuessa enenevässä määrin sähköiseen muotoon. Tieteellisissä kirjastoissa oli vanhoja suuria vähän käytettyjä kokoelmia, joiden tilat tarvittiin muuhun käyttöön vaikkapa kustannussyistä. Niinpä paperimuotoisia aineistoja siirrettiin Varastokirjastoon useiden vuosien ajan merkittävästi enemmän kuin vakinaisen henkilöstön voimin ehdittiin käsitellä ja käsittelyä odottavan aineiston määrä kasvoi lähes hallitsemattomasti. Lopulta määrätietoisen työskentelyn ja 3-vuotisen erillisrahoituksen myötä käsittelyä odottaneet paperimuotoiset aineistot saatiin käsiteltyä vuoden 2016 alkuun mennessä. Vuosien varrella kirjastojen aineistosiirtojen mukana oli vastaanotettu ja säilytetty odottamassa sopivaa aikaa käsittelylle nuotteja, LP- ja single-levyjä siten, että niitä vuoden 2017 alkaessa niitä oli runsaasti varastossa odottamassa käsittelyä. Nyt oli sopiva hetki aloittaa näiden aineistojen työstäminen.

Varastokirjasto ja musiikin kuvailuosaaminen
Koska musiikkiaineistoa ei käsitelty vuosikausiin ei niiden kuvailuosaaminen ollut ajan tasalla. Osaamista päivitettiin ja uusia osaajia koulutettiin siten, että tällä hetkellä Varastokirjastossa on 4 musiikkia kuvailevaa osaajaa.

Varastokirjaston varastossa käsittelyä odottaneista musiikkiaineistoista Vaari-tietokantaan lisääminen aloitettiin nuoteista, joiden metatietoja oli hyvin Melindassa. Aluksi tehtiin pelkkää Melinda-poimintaa ja hyödynnettiin olemassa olevia metatietoja. Samalla osaaminen lisääntyi käytännön kautta ja lisäksi opiskeltiin uusimpia musiikin kuvailuohjeistuksia ja seurattiin tarjolla olleita koulutuksia. Osaamisen lisääntymisen myötä käynnistettiin primääriluettelointi ja ulkomaisten kirjastotietokantojen metatietoja hyödyntävä BookWhere-ohjelmalla tapahtuva poimintaluettelointi. Jatkuvasti seurataan Muusan ohjeistuksia ja tehdään tarpeen mukaan omia sovelluksia kuitenkin noudattaen Marc21 RDA-kuvailusääntöjä.

Musiikin varastointiselvitys
Vuonna 2017 valmistunut Musiikin varastointiselvitys toi esille yleisten kirjastojen musiikin varastointiin liittyvät ongelmat, varastointitilan vähyyden, aineistotyyppien käytön muutoksen sekä vähän käytetyn musiikkiaineiston säilyttämisen tarpeen lainattavana.

Selvitystyön yhteydessä kehitettiin kuvailutietojen ja omistajuuden siirtäminen ns. LowTag-menetelmä Axiell-kirjastoja varten Varastokirjastoon siirrettävälle CD-levyaineistolle. LowTag eli Vaarin omistajuusmerkintä Melindaan oli aiemmin käytössä esimerkiksi Oulun yliopiston kirjastossa lähinnä suurien monografiaerien siirtämisen apuna. Tätä käytettiin mallina CD-levyjen siirron aloittamisessa.

Menetelmässä hyödynnetään metavarastoyhteistietokanta Melindaa. Tämä menetelmä lisää metatietojen uudelleenkäyttöä sekä vähentää päällekkäistä työtä lähettävässä kirjastossa ja Varastokirjastossa. Aineistoa lähettävä kirjasto huolehtii julkaisun kuvailun laadusta ja musiikkiaineistolle merkitykselliset osakohteet otetaan vastaan Vaariin, mikäli lähettävä kirjasto näin haluaa. Kaiken kaikkiaan menetelmä parantaa ja nopeuttaa myös aineiston näkymistä asiakkaille.

Sirpa Janhonen. Kuva: Paula Haapanen
Sirpa Janhonen. Kuva: Paula Haapanen

LowTag-merkitty aineisto
LowTag-merkintä siis tarkoittaa Varastokirjaston omistajuuden lisäämistä Aleph-Melindaan, josta tietue siirtyy automaattisesti Vaari-Kohaan. Tietue näkyy lähes välittömästi Vaari-Finnassa ilman sijaintitietoa, jolloin aineistoa siirtävä kirjasto näkee, että kyseinen julkaisu on siirtymässä Varastokirjastoon. Tämä vähentää tuplien lähettämistä ja aineiston poistoa suunnitteleva kirjasto voi luottaa yhden kappaleen säilymiseen vapaasti lainattavana.

Varastokirjastossa näille LowTag-merkityille tehdään Vaari-Kohassa vain nidetietue, johon lisätään sijainti- ja nidetieto. Menetelmä nopeuttaa aineiston käsittelyä Varastokirjastossa merkittävästi, kun aineistoa käsittelevä henkilö ei tarkasta lainkaan metatietoja ja aineistoa voi käsitellä myös musiikkia vähemmän tunteva. Vain mahdolliset ongelmalliset tapaukset vaativat musiikin osaajan huomiota. Yleensä esimerkiksi 100 kappaleen erässä on vain muutama erityistä huomiota vaativa CD-levy. Niinpä LowTag-merkitty aineisto on asiakkaiden lainattavissa nopeammin. Aineiston LowTag-merkinnän aloittaminen on Kansalliskirjaston Melinda-palveluiden, Varastokirjaston ja mukaan lähtevän kirjaston yhteistyötä ja edellyttää keskinäistä yhteistä sopimista.

Yleisten kirjastojen musiikkiaineistojen varastointityöryhmä
Yleisten kirjastojen neuvosto ehdotti kokouksessaan 2/2019, että yleisten kirjastojen keskeiset musiikkitoimijat muodostaisivat työryhmän musiikin varastoinnin edistämiseksi. Tämän kokousehdotuksen jälkeen yleisten kirjastojen neuvoston työvaliokunta päätti perustaa kyseisen työryhmän 2020 alusta alkaen. Varastokirjasto on mukana toiminnassa, joka on luonteva jatkumo musiikin varastointiselvitykselle. Työryhmä on merkittävä yhteistyön kanava musiikin varastointiin ja vähän käytetyn, mutta säilyttämisen arvoiseksi katsotun aineiston saavutettavuuden varmistamiseen. Yhteistyö suurimpien musiikkikokoelmien toimijoiden kesken vähentää päällekkäistä työtä, edistää keskustelua ja lisää yhteistyötä.

Työryhmän työskentelyn myötä on tapahtunut edistystä kirjastojen vähän käytetyn musiikkiaineiston säilyttämisessä. Espoon kaupunginkirjasto, joka ei luetteloi Melindaan eikä sen aineisto myöskään ole Melindassa, hyödyntää Melindassa olevien CD-levyjen metatietoja ja LowTag-merkitsee Vaariin tietueita. Tällä tavoin on siirretty jo noin 6 000 CD-levyä Varastokirjaston kokoelmaan. Axiellin Aurora-kirjastojärjestelmää käyttävä Jyväskylän kaupungin kirjasto on toimittanut ensimmäisen pilottierän CD-levyjä, jonka perusteella Jyväskylässä aloitetaan laajempi LowTag-merkintä CD-levyille. Tämä hanke linkittyy hankkeeseen Shokkiuutinen! Harvinainen kirja löytyi kirjastosta. Työryhmä pyrkii edistämään Koha-Suomi -kirjastojen mahdollisuutta aloittaa LowTag-merkintä omille CD-levyilleen. Yksi ryhmän keskeinen tehtävä on myös se, että musiikkiaineistoerien lähettämisen aikataulut Varastokirjastoon sovitaan yhdessä, jolloin Varastokirjastossa henkilöstöresurssit on mahdollista suunnitella ennakoiden.

Varastokirjaston hakukone VaariFinnan etusivu.

Varastokirjasto ja musiikin käsittely tänään
Aineistoa lähettävän kirjaston LowTag-merkitsemä aineisto käsitellään heti saapumisen jälkeen ja sen käsittelyyn osallistuu musiikin kuvailijoiden lisäksi myös muita luetteloijia aina sen hetkisen työtilanteen mukaan. Mikäli käsiteltävässä erässä aineistoa on epäselviä tapauksia, esimerkiksi tietuetta ei löydy Vaarista, nämä ongelmalliset tapaukset selvittää musiikin kuvailija. Varastossa pitkään käsittelyä odottanutta musiikkiaineistoa käsitellään edelleen muun aineistotilanteen mukaan siten, että kuvailua tekee 1–4 henkilöä. Tulossopimuksen mukainen käsittelyaika paperiselle aineistolle otetaan huomioon siten, että varmistetaan käsittely tavoiteajassa ja musiikinkuvailun määrää säädellään sen mukaisesti.

Vaari-Finnan etusivulla olevan palkin alta avautuu päivittyvä listaus musiikkiaineiston määrästä ja siitä voi halutessaan seurata aineiston määrän kasvua. Varastokirjasto edellyttää, että musiikkiaineiston lähettäminen sovitaan aina sen ennen lähettämistä Kuopioon. Kirjastoja pyritään auttamaan musiikkiaineistojen varastoinnissa ja saavutettavana pysymisessä parhaan mukaisesti huomioiden asetetut tulostavoitteet. Yleisten kirjastojen neuvoston asettaman musiikin varastoinnin työryhmä toimii tässä erittäin hyvin koordinoivana yhteistyökumppanina.

Lähteet
Kirjastot.fi. Yleisten kirjastojen neuvoston pöytäkirja 2/2019. [Verkkojulkaisu]. [Viitattu 14.4.2021]. Saatavana: https://www.kirjastot.fi/neuvosto/
poytakirjat/2_2019

Pelttari, T. & Lounasvuori, E. 2017. Musiikin varastointiselvitys 2017. [Verkkojulkaisu]. [Viitattu 14.4.2021]. Saatavana:
https://www.kirjastot.fi/sites/default/files/
content/Musiikin-varastointiselvitys-2017_
nettiversio.pdf

Varastokirjaston musiikkiaineisto. Vaari.finna.fi. [Verkkojulkaisu]. [Viitattu 14.4.2021] Saatavana: 
https://vaari.finna.fi/Search/Results?limit=0&type=AllFields&filter%5B%5D=%7Efor- mat%3A%220%2FSound%2F%22

Varastokirjasto. Toimintakertomus 2018. [Verkkojulkaisu]. [Viitattu 14.4.2021] Saatavana: https://varastokirjasto.fi/wp-content/uploads/2021/01/Toimintakertomus-2018-1.pdf

Jättiläinen liikkui ilman maksua – liikkuisiko kaukopalvelukin?

Juuri ennen vuodenvaihdetta sain odotetun sähköposti-ilmoituksen. Joulukuun 27. päivä levykauppiaalta tilaamani tuote oli saapunut noudettavaksi. CD saapui Kuopiosta turkulaiseen kivijalkakauppaan kahdessa päivässä. Nopeaa, ystävällistä ja maksutonta palvelua. Liikeketjun keskusvarastosta toimitettu levykin oli hinnoiteltu kohtuulliseksi. Miten hienoa!

Kirjastojen vuoden 2017 tervetullut muutos on varausmaksuista luopuminen. Tällä muutoksella kirjastojen valtakunnallinen palveluprofiili nousi merkittävästi. Tammikuussa voimaan tullut uusi Laki yleisistä kirjastoista edistää tiedon ja kulttuurin jakelua. Ja maksutta olisi saapunut noudettavaksi myös Vaski-kirjastosta lainassa ollut kokoelmalevy. Turunkin seudulla yhden euron varausmaksusta luopuminen tuntuu mukavalta, mutta maksuttomuus on totta vain Vaski-kirjastojen välillä. Seudun ulkopuolelta tehdyt kaukolainat ovat yhä maksullista palvelua.

Turun kaupunginkirjasto veloittaa Linnankadun kirjastokortteliin tilatusta kaukolainasta vähintään neljä euroa. Maksu voi olla suurempi jos myös aineston lähettävä kirjasto perii osansa. Musiikkiaineistojen varaajille on pieneksi eduksi se, että esimerkiksi Varastokirjasto ja Helmet-musiikkivarasto eivät peri antamistaan kaukolainoista maksua. Valitettavasti tämä ei aina heijastu Helmet-alueen ulkopuolella oleville asiakkaalle asti. Turussa tulee maksaa kaukolainan neljän euron ”perusmaksu” myös edellä mainittujen kirjastojen toimittamista aineistoista.

Ristiriita nousee kolkuttamaan kirjastoasiakkaan ja musiikinkuluttajan mieltä kotona levyhyllyillä, kirjastolainojen ja omien levyjen äärellä. Miksi kaukolainattavat varaukset maksavat, mutta paikalliset ovat maksuttomia? Jos kaupallinen toimija haluaa tuottaa maanlaajuista asiakas- ja noutopalvelua maksuttomasti, niin eikö kunnallinen kirjastokin panostaisi samaan?

Kestääkö kaukopalvelun korkea hinta lähempää tarkastelua? Imagollisesti asia on tärkeä. Joulunjälkeiseksi kokemuksekseni jäi se, että levykaupan maksuton kuljetuspalvelu tuotti asiakkaalle vahvaa lisäarvoa. Miten käy jos kirjasto ei toimi samoin ja perii jopa lähellä levyn hankintahintaa olevaa korvausta?

Vaikka kaukopalvelujen maksuista luopuminen voi olla vaikeaa, niin tämän hetken tilanteessa voidaan nähdä jotain positiivista: kun kotikirjastoon saadut normivaraukset ovat free of charge, niin kuntien perimien kaukopalvelumaksujen nostaminen näyttää varsin epätodennäköiseltä. Eikä normivarauksista veloittamiseen ole paluuta, kunhan noudamme aineiston ajoissa.

Zen Café -yhtyeen 2CD-kokoelma 'Jättiläinen' julkaistiin vuonna 2003.

Zen Café -yhtyeen 2CD-kokoelma ’Jättiläinen’ julkaistiin vuonna 2003.

Kiitos tilauksestasi!

Zen Cafe: Jättiläinen -digipak. Levyissä aivan pientä jälkeä, ei vaikuta soittoon- (2-cd – käytetty – 6,00 €)

Toimitusmaksu: 0,00 €
Yhteensä: 6,00 €

Tuomas Pelttari