Informaatikko Aapo Ruuttusen artikkeli julkaistiin alun perin keväällä 2021

Teksti ja kuvat • Aapo Ruuttunen
Intervalli • 1/2021 (pdf)
www.intervalli.fi

Jyväskylän kaupunginkirjastossa raivataan varastoja nyt oikein urakalla. Tälle on nyt erityistä ajankohtaista tarvetta, sillä pääkirjasto peruskorjataan tai se siirtyy uusiin tiloihin näillä näkymin kymmenen vuoden sisällä. Muuttaminen olisi helpompaa ilman ylimääräistä painolastia. Pakko myös myöntää, että meillä varastot ovat päässeet kasvamaan vuosien saatossa turhankin isoiksi. Raivaukselle olisi ollut tarvetta jo vuosia sitten. Toisaalta nyt ajankohta on sopiva useammastakin syystä.

Paikallista ja valtakunnallista varastointia
Ensinnäkin: Jyväskylän kaupunginkirjasto ei ole enää Keski-Suomen maakuntakirjasto. Aikaisemminkaan Keski-kirjastoilla ei ollut yhteistä keskitettyä varastointia. Statuksen muutos sai kuitenkin aikaan sen, että Jyväskylän paikalliskokoelmassa säilytetään nykyään ainoastaan Jyväskylää koskevaa aineistoa. Muiden keskisuomalaisten kuntien aineistot voidaan siis helpommin poistaa, varmistaen tietenkin, että ne ovat jossain tallessa.

Toiseksi: musiikkiäänitteiden osalta ollaan vihdoinkin päästy aimo askel kohti valtakunnallista varastointia. Jyväskylässä ollaan oltu varsin varovaisia äänitteiden poistossa juuri valtakunnallisen varastoinnin puutteen vuoksi. Nyt kuitenkin pääsimme aloittamaan CD-levyjen lähettämisen Kuopiossa sijaitsevaan Varastokirjastoon niin sanottua LowTag-menetelmää käyttäen.

Jyväskylässä on sama kirjastojärjestelmä kuin Turussa ja Tampereella (Axiell Aurora), joten saimme testatut ja valmiit toimintaohjeet. Ensimmäinen 100 levyn koe-erä lähetettiin jo Varastokirjastoon ja sieltä kuitattiin, että hienosti sujui. Nyt jatkamme karsintaa seuraavasti:

1. Otimme listan CD-levyistä, jotka eivät ole olleet lainassa viimeisen 5 vuoden aikana. Tällä rajauksella saimme yli 11 000 (!) nidettä, joista noin 3000 oli varsinaisessa varastossa kellarissa, loput ns. lähivarastossa.

2. Listan levyt käydään läpi näin:
* jos levyä ei löydy Varastokirjastosta, se voidaan lähettää sinne,
* jos levy löytyy kahdesta maksutta kaukolainaavasta kirjastosta, meidän kappaleemme voi poistaa,
* jos vastaan tulee huonokuntoisia tai puutteellisia levyjä, ne poistetaan PAITSI JOS vika on vain levyn kannessa, jonka vaihtamalla levy on taas kunnossa,
* jos levyllä on joku selkeä Jyväskylä-kytkös, levy jätetään omaan kokoelmaamme PAITSI JOS levy on jo paikalliskokoelmassamme.

Kaikkia listalla olevia 11 000 nidettä ei siis välttämättä poisteta tai lähetetä Varastokirjastoon, vaan osa jää edelleen kokoelmaamme. Poistoja tulee kuitenkin niin paljon, että saamme kaikki levyt pois kellarivarastosta. ”Musiikin lähivarastoon” eli muutaman vuoden käytössä olleeseen tiivishyllyymme mahtuu vielä, varsinkin kun sieltäkin otetaan ns. löysät pois. Asiakkaat pääsevät selaamaan niitä hyllyjä omatoimisesti ja ovat kiitelleet helppoa löydettävyyttä, kun kaikki levyt ovat yksissä aakkosissa.

Shokkiuutinen! Harvinainen kirja löytyi kirjastosta
Kolmas ajankohtainen poistourakkaa tukeva asia on tämän vuoden aikana toteutettava Shokkiuutinen! Harvinainen kirja löytyi kirjastosta -hanke. Sen tavoitteena on mm. selvittää Varastokirjastoon kohdistuvan asiakastoimisen kaukolainan mahdollisuuksia sekä päivittää Jyväskylän omia varastointikäytäntöjä. Hankkeessa on kaksi työntekijää: projektisuunnittelijana on Anne Koivisto ja informaatikkona allekirjoittanut. Projektisuunnittelijan tehtävänä on selvittää järjestelmä- puolta. Tavoitteena on järjestelmäriippumaton asiakastoiminen kaukolainaus. Tässä vaiheessa lähinnä selvitetään, mitä tämä tavoite vaatisi ja miten se olisi järkevintä toteuttaa. Varastokirjaston lisäksi hankkeessa on mukana myös Kansalliskirjasto.

Jo nyt kevään aikana on tarkoitus toteuttaa Keski-verkkokirjastoon Varastokirjasto-välilehti, joka näyttää nimekkeen saatavuuden Varastokirjastossa ja asiakas voi sitä kautta tehdä kaukolainapyynnön. Käytännössä tässä vaiheessa tuo pyyntö menisi vielä Jyväskylän kaupunginkirjaston kaukopalvelun kautta, eli ei suoraan Varastokirjastoon. Asiakasnäkökulmasta kuitenkin kaukolainan pyytäminen helpottuu. Kirjastohenkilökunnankin kannalta tämä on parempi vaihtoehto kuin asiakkaan netissä täyttämä kaukopalvelupyyntölomake.

Voi siis olla, että jo lähitulevaisuudessa kaukolainaaminen on asiakkaan näkökulmasta yhtä vaivatonta kuin tavallisen varauksen tekeminen. Jo nyt Varastokirjasto palvelee kiitettävän ripeästi, eli kaukolaina tulee jopa nopeammin noudettavaksi kuin toisesta Keski-kirjastosta tehty seutuvaraus. Siksikin on perusteltua, että harvemmin kysytty aineisto on Varastokirjastossa oman varastomme sijaan.

Minä puolestani teen parhaillaan selvitystä Jyväskylän kaupunginkirjaston omista varastointiperiaatteista ja varaston koostumuksesta. Työ on vasta ihan alussa, mutta se on jo selvää, että varastoniteiden määrää pitää reippaasti vähentää: yli puolet niteistä ei ole ollut lainassa viimeiseen kuuteen vuoteen.

Yksi tavoite hankkeessa on myös miettiä varaston palvelumuotoilua: miten varastoamme saataisiin paremmin avattua asiakkaillemme, että siitä olisi mahdollisimman paljon hyötyä ja kenties jopa imagoetua kirjastolle. Tässä vaiheessa minulla on vasta pari alustavaa ideaa tähän liittyen:

* Poistot ovat tähänkin hyvä lääke: puutteellisesti luetteloidut nimekkeet hakutuloksessa ovat harmillisia, joten ne kannattaisi poistaa näkymää häiritsemästä (taas tietenkin varmistaen, että sama teos tai tieto on saatavilla jossain muualla).
* Olisi hyvä, jos varastoaineisto ei olisi piilossa asiakkailta, vaan että he pääsisivät itse selaamaan varastoa. Käytännössä tämän voisi toteuttaa esimerkiksi tiivishyllyillä kirjastosalin puolella, musiikin lähivaraston esimerkin mukaisesti. Tällainen avovarasto voisi olla realismia Jyväskylän pääkirjastolla melko piankin jo alussa mainitsemani remontin tai tilamuutoksen myötä.

Näillä muutoksilla varaston käyttöaste varmasti nousisi. Tulemme todennäköisesti myös entistä enemmän lähettämään aineistoamme Varastokirjastoon (Low-Tag-tekniikkaa voisi hyödyntää muussakin aineistossa kuin äänitteissä?) sekä hyödyntämään Varastokirjaston kokoelmaa ja palveluita. Näin ollen oma varastomme muuttuisi enemmän ”lähivarastoksi” ja Varastokirjasto olisi ikään kuin se varsinainen varasto.

Myös kuvailutietojen kehittäminen on osa projektia. Selvittelyn alla on esimerkiksi mahdollisuus käyttää Kirjasampo-palvelussa olevia kansikuvia. Tarkoituksena on määrittää kuvailun riittävä taso ja aikataulutus kuvailuun liittyen. Itse kuvailu jää hankkeen jälkeisenä aikana tehtäväksi, osana perustyötä. Luetteloinnin tasalaatuistaminen on ilman muuta tärkeää, mutta täydentävä luettelointi on hidasta. Kovin nopea apukeino se ei siis ole.

Shokkiuutinen-hanke päättyy omalta osaltani lokakuussa. Silloin siis pitäisi olla enemmänkin kerrottavaa: tutkimustuloksia, toimenpide-ehdotuksia ja ehkä ihan konkreettisia tehtyjä tekojakin. Kirjastot toimivat ja palvelevat asiakkaitaan koko ajan verkottuneemmin, eli kirjastojen kokoelmatoimenpiteillä on käytännössä valtakunnallisia vaikutuksia. Palataan asiaan silloin!