Teksti Petri Tuovinen
Intervalli 1/2024 • Artikkelit
Intervalli.fi
Kansalliskirjasto on ottanut käyttöön Disec Oy:n ylläpitämän ja kehittämän Yksa-arkistopalvelun. Sen avulla pyritään parantamaan kahden merkittävän aineistokokonaisuuden saatavuutta. Kansalliskirjaston käsikirjoituskokoelman ja pienpainatekokoelman aineistojen metatiedot saadaan näin Kansalliskirjaston hakupalvelu Finnan kautta monipuolisemmin esille.
Aineistokokonaisuus on noin yhteensä 10 hyllykilometriä ja aineistojen tiedot ovat aikaisemmin olleet pääosin tiedonhallintajärjestelmien ulkopuolella. Kirjastojärjestelmien avulla on voitu kuvailla näiden aineistojen hierarkkisen rakenteen ylätaso, mutta ei kokoelman varsinaista rakennetta. Musiikkikäsikirjoitusten osalta uudistus on merkittävä.
Väinö Raitio: Joutsenet, op.15 (1919)
Musiikkiarkistot käsikirjoituskokoelmassa
Käsikirjoituskokoelma sisältää ainutkertaisia arkisto- ja käsikirjoitusaineistoja. Kokonaisuus on laajuudeltaan hieman vajaat neljä hyllykilometriä ja sitä on usein luonnehdittu kokoelmaksi suomalaista oppi- ja sivistyshistoriaa. Käsikirjoituskokoelmasta merkittävä osuus on yhteydessä Helsingin yliopistoon ja Suomen kulttuurielämään.
Käsikirjoituskokoelma ei ole kuitenkaan yksi aineistokokonaisuus vaan sisältää erilaisia aineistoja aina keskiaikaisista pergamenttifragmenteista, papyruksista ja itämaisista käsikirjoituksista yksittäisiin käsikirjoituksiin ja henkilö- ja yhteisöarkistoihin.
Henkilöarkisto sisältää arkistonmuodostajan elämään ja uraan liittyviä aineistoja, kuten teosten käsikirjoituksia, muisti- ja päiväkirjoja sekä kirjeenvaihtoa. Yhteisöjen arkistoissa on taas useamman henkilön aineistoja yhden toimijan alla.
Käsikirjoituskokoelman aineisto on karttunut Turun akatemian perustamisesta vuodesta 1640 alkaen eli käytännössä koko kirjaston olemassaolon ajan. Kokoelmaa on hallittu eri tavoin aina kokoelmahoitajan muistista erilaisiin kortistoihin ja luetteloihin. Nyt tavoitteena on yhdistää kerrostumat yhdeksi hallituksi kokonaisuudeksi Yksa-järjestelmässä.
Käsikirjoituskokoelma sisältää runsaasti musiikkiin liittyviä käsikirjoituksia. Pelkästään säveltäjien ja muiden musiikkitoimijoiden arkistoja on reilut 550, ja niiden lisäksi on runsaasti yksittäisiä käsikirjoituksia, kuten nuotti-, laulu- ja koraalikirjoja. Musiikkiarkistot ovat olleet myös keskeinen hankinnan kohde. Monet saattavat muistaa vuosituhannen vaihteessa järjestetyn Lyyra-projektin, jossa kartoitettiin sävellyskäsikirjoitusten sijaintitietoja eri arkistoissa, mutta myös tarjottiin mahdollisuus lahjoittaa aineistoja Kansalliskirjaston kokoelmiin. Musiikki on näytellyt kokoelman historiassa merkittävää roolia aina 1900-luvun alusta lähtien. Tunnetuimpia arkistonmuodostajia ovat Jean Sibelius, Einojuhani Rautavaara ja Fredrik Pacius. Pääosa arkistonmuodostajista edustaa taidemusiikkia, mutta kokoelmissa on myös populaarimusiikin puolelta esimerkiksi Jaakko Salon arkisto ja parhaillaan järjestämisvaiheessa oleva M.A. Nummisen arkisto.
Aineisto on ollut tähän mennessä hallittavissa kokoelma- ja arkistoluetteloilla sekä kortistoin. Lisäksi Kansalliskirjaston kautta on ollut saatavilla kuvaus arkistonmuodostajasta ja perustiedot arkistosta, ja musiikin osalta arkistoluetteloja on osittain julkaistu Doria-tietokannassa.
Kuvailu arkistomuodostajatasolta yksikkötasolle
Ennen varsinaista kuvailuvaihetta, arkistoon saapunut aineistokokonaisuus on pitänyt järjestää yksityisarkistokaavan mukaiseksi kokonaisuudeksi. Lisäksi aineisto suojataan arkistokoteloihin.
Yksaan kuvailu lähtee liikkeelle arkistonmuodostajasta, joka on henkilö tai yhteisö. Taho, jonka toiminnan tuloksena asiakirjat ovat syntyneet. Arkistonmuodostaja-tason jälkeen kuvaillaan arkistotaso, jossa kuvataan arkistonmuodostajalle muodostetun arkiston metatietoja, kuten esimerkiksi: arkiston nimi, kartuntahistoria, rajavuodet ja arkiston tyyppi.
Tämän jälkeen kuvaillaan arkiston sisältämät pääsarjat, joita voivat olla esimerkiksi: Biographica, kirjeenvaihto, käsikirjoitukset, toiminta-asiakirjat, lehtileikkeet, valokuvat jne. Pääsarjat ovat kiinteänimisiä.
Pääsarjan jälkeen kuvaillaan alasarjat, joissa voidaan jakaa aineistoa erilaisiin tarkentaviin kokonaisuuksiin. Sarjatasojen kuvailun jälkeen kuvaillaan jo itse aineistoa, joka voidaan tehdä joko arkistoyksikkönä tai asiakirjana.
Sävellyskäsikirjoitusten osalta kuvailu on varsin luontevaa Yksa-järjestelmään sen tarjoaman hierarkisuuden vuoksi. Kansalliskirjaston hakupalvelun käyttäjälle aineistokokonaisuus näyttäytyy puumaisena rakenteena. Aineistoja voi myös tilata arkistoyksikkönä tai asiakirjana.
Pääsarjatason ja alasarjatasojen käytöllä voidaan saada esimerkiksi systemaattisen teosluettelon mallilla kuvailtua arkisto järjestelmään. Arkiston järjestämisvaiheessa onkin hyvä ottaa huomioon, että se noudattaisi selkeää pääsarja-alasarja-rakennetta, mikä helpottaa sen käyttöä.
Lisäksi järjestelmä tarjoaa käsikirjoituksille otollisen kuvailumahdollisuuden, kun teokseen liittyvät käsikirjoitukset voidaan kuvata omina asiakirjoinaan. Teoksen tiedot voidaan kuvailla arkistoyksikkönä, jolloin käyttäjälle hahmottuu selkeästi teoksen tiedot ja siihen liittyvät aineistot. Yksi arkistoyksikkö voi siis sisältää suuren määrän käsikirjoituksia aina varhaisista hahmotelmista puhtaaksikirjoitettuun versioon saakka. Tämä rakenne helpottaa ja selkeyttää arkiston käyttöä.
Yksa-arkistopalvelussa on käytössä Finto-palvelu kaikilla sen arkistotasoilla, joten linkitetty data on vahvasti mukana kuvailussa ja helpottaa sekä monipuolistaa hakuja Kansalliskirjaston hakupalvelussa. Kuvailutyö etenee arkisto kerrallaan ja käyttäjä voi tutustua aineistojen kuvailutietoihin lähes välittömästi Finnassa. Aineistoja voi myös tilata Kansalliskirjaston Finnassa kirjaston erikoislukusaliin tutkittavaksi.
Petri Tuovinen
Intervalli 1/2024
Kannessa 45-vuotiaan Musiikkikirjastoyhdistyksen juhlaseminaarin osallistujia Metson Lehmus-salissa 26.4.2024
Kuva 📷 Juhani Koivisto
