Tapahtumien markkinoinnista, viestinnästä ja tuottamisesta
Teksti Suvi Pukero ja Gunnar Högnäs
Toimitus Tuomas Pelttari
Kuvat Tuomas Pelttari ja Gunnar Högnäs
Intervalli 1/2025 • Artikkelit
Intervalli.fi
Syksyllä 2024 Turun ammattikorkeakoulussa järjestettiin kirjastoalan opiskelijoille kurssi tapahtumien markkinoinnista, viestinnästä ja tuottamisesta. Kurssin opettajina toimivat Kati Haanpää, Taru Lehtinen ja Suvi Pukero. Kurssilla opiskeltiin monipuolisesti tapahtumien suunnittelua, projektinhallintaa, tekijänoikeuksia, kohderyhmiä sekä tapahtumien saavutettavuutta.
Opiskelijat tutustuivat erilaisiin kirjastotapahtumiin ja toteuttivat monipuolisia ja kiinnostavia tapahtumia ympäri Suomen. Kurssin opetukseen liittyen Suvi Pukero kävi tapaamassa kirjastotapahtumien kokenutta järjestäjää, Turun kaupunginkirjaston informaatikkoa Gunnar Högnäsiä. Keskustelun aiheena oli tapahtumien tuottaminen kirjastoissa.
Suvi Pukero ja Gunnar Högnäs Turun kaupunginkirjaston Studiossa. Huhtikuun 2025 Lukuviikon tunnelmaa loi kierrätyskalustein sisustettu Lukunurkkaus, joka tehtiin yhteistyössä Turun Ekotorin kanssa. Kuva: Tuomas Pelttari
Gunnar Högnäsin päätehtävä on ollut vuodesta 2010 alkaen tuottaa ja suunnitella tapahtumia Turun kaupunginkirjastossa. Gunnar on toiminut aiemmin kulttuurisihteerinä Kårenilla eli Åbo Akademin ylioppilaskunnan talolla sekä toiminut bändimanagerina ennen työtä Turun kaupunginkirjastossa. Pohdimme Gunnarin kanssa olennaisia asioita tapahtumatuottamisessa kirjastojen toiminnan näkökulmasta.
Sekä yleisissä että korkeakoulukirjastoissa on hyvä miettiä, millaisia tavoitteita tapahtumalle asetetaan ja miten markkinointi saavuttaa parhaiten kohdeyleisön. Millaiset tapahtumat tukevat kirjaston lakisääteistä toimintaa ja hyödyntävät aineistoja, palveluja ja käytettävissä olevia tiloja parhaalla mahdollisella tavalla?
Yleisten kirjastojen lakisääteinen tehtävä on lisätä väestön yhdenvertaisia mahdollisuuksia sivistykseen ja kulttuuriin. Lähtökohtana ovat yhteisöllisyys, moniarvoisuus ja kulttuurinen moninaisuus. Kirjastot edistävät monipuolista lukutaitoa, medialukutaitoa ja tiedon saatavuutta sekä käyttöä. Kirjasto tarjoaa palvelujen avulla mahdollisuuksia elinikäiseen oppimiseen ja osaamisen kehittämiseen sekä edistää aktiivista kansalaisuutta, demokratiaa ja sananvapautta. Kirjastot tarjoavat pääsyn aineistojen ja monipuolisen kokoelman lisäksi myös tietoon ja kulttuurisisältöihin, jotka olisivat maksullisia tai maksumuurien takana. Laissa mainitaan myös kirjastojen tarjoamat tilat oppimiseen, harrastamiseen, työskentelyyn ja kansalaistoimintaan. (Laki yleisistä kirjastoista 29.12.2016/1492.)
Kirjastot järjestävät erilaisia tapahtumia, joiden päämääränä on tavoittaa uusia asiakkaita, edistää demokratiaa ja lisätä aineiston käyttöä. Tapahtumissa tulisi tuoda esille taide- ja kulttuurihistoriallisia, yhteiskunnallisia ja viihdyttäviä sisältöjä. Kirjasto voi mahdollistaa tapahtumia ja tukea harrastusryhmiä, joille muut organisaatiot eivät tarjoa kohtuuhintaista esitystilaa. Tapahtumatuottajan ja -päivystäjän työpanos on aina tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa merkityksellinen.
Tapahtumatuottajan tehtävät
Kirjastot tarjoavat tapahtumille useimmiten tilat, käytettäviä kalusteita, markkinointia sekä mahdollisesti esitystekniikkaa. Tapahtumia voidaan järjestää yhdessä erilaisten yhdistysten kanssa tai kirjaston toimitilojen ulkopuolella. Tapahtumalla on aina kustannuksia, jotka tulee ottaa suunnitteluvaiheessa huomioon. Näihin kuuluvat esimerkiksi suunnitteluun ja tapahtumaan kuluva henkilöstön työaika. Henkilökuntaa tulee aina olla tapahtumassa riittävästi.
Tapahtumien järjestäminen kirjastoissa on sisällöntuottamista, ja tuottajan tärkein tehtävä on mahdollistaa tapahtuman onnistuminen. (Högnäs, 2024)
Tapahtumatuottajan työ Turun kaupunginkirjastossa sisältää kaikki tilaisuuden suunnitteluvaiheet. Gunnar hoitaa omassa työssään koko tapahtuman alusta loppuun, mm. päätökset, tilavaraukset, markkinoinnin erilaisissa kanavissa ja itse tapahtumapäivään liittyvät työt. Tärkeintä on kuitenkin läsnäolo tapahtumissa ja vastuun kantaminen. Työtehtäviä voi delegoida, mutta Gunnar on halunnut hoitaa yleensä tapahtumat itse, jolloin tapahtuman yksityiskohdat, muutokset ja tärkeimmät tiedot pysyvät hyvin yhden henkilön vastuulla ja käsissä. Tapahtumajärjestämisessä tuottajan kokemus ja osaaminen vaikuttavat: jokaisella tuottajalla on osaamista ja erilaisia vahvuuksia ja esimerkiksi kiinnostus teknisiin asioihin on aina suuri apu tapahtumaa toteutettaessa.
”Kommunikointi on kaiken A ja O”
Tuottajan työssä on tärkeää luova ongelmanratkaisukyky ja hyvät vuorovaikutustaidot. Kaikki tapahtumat vaativat ennakkosuunnittelua, ja suunnitteluvaihe saattaa yllättää sekä työmäärältään että ajankäytöllisesti. Aikataulutus, budjetointi ja riskienhallinta ovat suunnittelutyötä, mutta tapahtuman lähestyessä neuvottelu- ja viestintätaidot korostuvat.
Kirjastoissa tyypillinen näyttelyjen tuottaminen vaatii – kuten muutkin tapahtumat – koordinointikykyä, projektinhallintataitoja ja kykyä rakentaa tilaan ja näyttelytarpeisiin soveltuvia ratkaisuja.
Tapahtumia toteuttaessa kannattaa ottaa huomioon erilaiset yhteistyötahot. Tapahtumissa tehdään usein yhteistyötä esim. yliopistojen kanssa, jolloin kyseessä ovat usein oman alansa ammattilaiset. Seurat ja yhdistykset toimivat usein harrastuspohjalta, jolloin asiakkaalla ei ole välttämättä kokemusta ja riittävästi tietoa tapahtumien järjestämisestä. Tuottajan tehtävä on sopia asiakkaan kanssa tapahtuman kulusta ja yksityiskohdista.
Tilaisuuden huolellisesta suunnittelusta huolimatta asiakkaiden tarpeet voivat aina muuttua kun tapahtumaa tai näyttelyä rakennetaan. Riskejä ja muutoksia voidaan ennakoida, mutta aina voi tapahtua jotakin odottamatonta. Tuottajan ja tapahtuman järjestäjän näkökulmasta olennaista on järjestelmällisyys ja loogisuus kaikessa tekemisessä ja suunnittelussa, myös ns. kaoottisissa tilanteissa, jolloin muuttuvat tekijät vaativat joustavuutta ja nopeaa reagointikykyä. Tapahtumia määrittävät erilaiset lait ja turvallisuusseikat, joista tapahtumajärjestäjä on aina vastuussa.
Millaisia tapahtumia kirjastot järjestävät?
Kirjastojen järjestämät tilaisuudet vaihtelevat pienistä lukupiireistä suosittuihin kirjailijavierailuihin tai nimekkäiden artistien ilmaiskonsertteihin. Kynnys osallistua kirjaston tapahtumiin ei ole ehkä niin korkea, koska tilaisuuksiin pääsee ilmaiseksi. Kirjasto järjestää monipuolista toimintaa myös kirjaston ulkopuolella, kuten katutansseja, yhteislaulutilaisuuksia sekä seniori- että kirjastokassitoimintaa. Kohderyhmistä huomioidaan myös sosiaalisesti syrjäytyneet. Tiloja voidaan tarjota ulkopuoliselle tapahtuman järjestäjälle tai tapahtuma järjestetään yhteistyössä.
Keskustelimme Gunnarin kanssa Turun kaupunginkirjaston suurimmista Kaamos-tapahtumista, joista ensimmäinen järjestettiin vuonna 2011. Kulttuuripääkaupunkivuosi mahdollisti riittävän rahoituksen, ja monipuolinen tapahtumaohjelma valtasi uuden kirjastotalon. Kaamos oli vuoden kohokohta ja tapahtuma, johon haluttiin satsata resursseja. Ensimmäisenä vuonna esiintyjinä olivat Jori Sjöroos ja Magenta Skycode ja konserttia seurasi noin 600 henkilöä. Tilaisuus kesti puoleen yöhön. Artisti itse oli hämmentynyt siitä, että bändi sai ”luukuttaa konsertin kirjastossa”. Tekniikka tilattiin pieneltä alan firmalta. Bändi esiintyi yleisön yläpuolella kolmannen kerroksen parvella. Kaiuttimet sijaitsivat kakkoskerroksessa yleisön tasolla. Takahuoneet olivat 3. kerroksen henkilökuntatiloissa. Kaikki sujui hyvin ja Gunnar itse toimi ”roudarina”.
Kaamos-tapahtumat näkyivät ennakkoon katukuvassa. Vuokko Hovatta mainoksessa vuonna 2020.
Kuva: Tuomas Pelttari
Tapahtumasarjaa järjestettiin vuosittain 10 vuoden ajan. Kaamos-konserttien aika kuitenkin meni Gunnarin mukaan jotenkin ohi. Konsepti ehkä vanheni, resurssit vähenivät ja ehkä myös yleisön kiinnostus lopahti. Vuosien saatossa kustannukset ovat nousseet huomattavasti, joten vastaavan kokoisiin tapahtumiin pitäisi saada riittävä rahoitus. Kaupalliset toimijat nostavat tarvittaessa lippujen hintaa, mutta kirjastojen tulee miettiä, miten rahoitus tulevaisuudessa järjestetään. Gunnar näkee silti tulevaisuuden valoisana tapahtumien osalta. Vanhaan konseptiin ei kannata jäädä kiinni tai hengailla menneisyydessä, vaan on hyvä ideoida uutta toimintaa ja suunnata eteenpäin.
Turun kaupunginkirjastolla on tapahtuma- ja markkinointitiimit, joiden avulla toimintaa koordinoidaan.
- Kirjastolla on kaksi kertaa vuodessa ilmestyvä tapahtumaesite, tiedot kerätään yhteiseen dokumenttiin, jonka pohjalta tiedottaja viimeistelee esitteen painoon hyvissä ajoin.
- Tapahtumista voidaan tiedottaa varhaisessa vaiheessa aika yleisellä tasolla, lukkoon on lyöty tapahtuman nimi, paikka ja kellonaika. Nimi voi olla suuntaa antava, esimerkiksi ”elokuvapäivä”.
- Tapahtumien järjestäjiä työskentelee myös lähikirjastoissa. Musiikkiosastolla ja muilla osastoilla on omia tapahtumatuottajia.
- Jokaisella osastolla on tapahtumien järjestämiseen pieni erillinen budjetti ja tapahtumia suunnitteleva ja toteuttava koordinaattori. Kirjaston tiloissa toimivat myös Turun kaupungin omat kulttuurikoordinaattorit.
Fyysinen tapahtuma paikan päällä koetaan kirjastoissa edelleen tärkeäksi, mutta mahdollinen reaaliaikainen striimaus voi lisätä tapahtuman saavutettavuutta ja antaa tapahtumalle lisäarvoa. Suoratoisto tapahtumista on mahdollista, jos järjestäjä tai esiintyjä antaa luvan ja tekninen osaaminen saadaan hankittua, mikäli tarvittavaa osaamista ei kirjaston tai organisaation sisältä ole käytettävissä.
Tapahtumajärjestäjän vastuut ovat tiukentuneet vuosien saatossa, kirjastoissa tarvitaan mm. tapahtumailmoitus ja pelastussuunnitelma. Teoston lupa Musiikki kunnan toiminnassa kattaa laajasti musiikin käytön kuntien ja kaupunkien toiminnoissa ja palveluissa, silloin kun järjestetään pääsymaksuttomia itse järjestettyjä tapahtumia kunnan itse ylläpitämissä julkisissa palveluissa. Luvan käyttötapakohtaiset erityisehdot ovat muuttuneet 1.1.2025 alkaen, joten tarkemmat tiedot kannattaa tarkistaa Teoston sivuilta (2025).
Tapahtuman luottamuksellinen ja keskusteleva ilmapiiri
Kirjastoille tapahtumien järjestäminen on luonnollinen ja tärkeä asia. Kirjasto tarjoaa asiakkaille informaatiota, kiinnostavaa fiktiota, faktaa ja viihdettä. Näyttelyiden avulla voidaan nostaa erilaisia aiheita ja näkökulmaan liittyvää aineistoa ja myös mahdollisesti esineistöä esiin. Erilaiset kirjaston kokoelmiin liittyvät näyttelyt ovat tyypillisiä, kuten kuukauden mittaiset kirjavinkkaukset.
Tapahtumat liittyvät usein kirjaston kokoelmiin. Kaikki ajankohtainen, mistä yhteiskunnassa puhutaan tai ylipäätään keskustellaan, löytyy kirjaston kokoelmista ja aineistoista. (Högnäs, 2024)
Turun kaupunginkirjaston Rotundassa tapahtumia järjestävät yleensä kirjallisuus ja taideosasto, musiikin tapahtumat löytyvät toisen kerroksen musiikkiosastolta ja kesäisin myös pääkirjaston sisäpihalta. Gunnar on järjestänyt luentotilaisuuksia Studiossa ja kirjaston tieto-osastolla. Tapahtumissa on saavutettu luottamuksellinen ilmapiiri, keskustelulle on annettu aikaa luentojen lopussa. Gunnar myös itse osallistuu keskusteluun tarvittaessa. Korona-aikana tilaisuuksia striimatessa ja yleisön ollessa verkossa samanlainen keskustelukulttuuri ei toteutunut, vaikka anonyymi osallistuminen olisi voinut lisätä rohkeutta keskusteluun.
Gunnar Högnäs on järjestänyt tapahtumia Turun kaupunginkirjastossa vuosien ajan. Kirjastopihalla koetut Turun puhallinmusiikkijuhlat järjestettiin jälleen toukokuussa, mutta lintujen pesintärauhan turvaamiseksi paikka vaihtui tänä vuonna Panimoravintola Koulun pihaan.
Kuva: Tuomas Pelttari
Kirjastojen tulee siis edistää yhteiskunnallista ja kulttuurista vuoropuhelua. Eri organisaatioiden, kuten yliopistojen, tehtävä on opettaa, tehdä tutkimusta ja kommunikoida yleisön eli veronmaksajien kanssa. Heillä on velvollisuus tuoda tietoa kansalaisten keskuuteen, ja tässä tehtävässä näemme kirjastojen työn merkittävänä kansalaisten ja viranomaisten välillä.
Sointu-seitsikko Kirjastopihalla 2024.
Kuva: Gunnar Högnäs
Kirjastot toimivat linkkinä eri tiedontuottajien välillä. Kirjasto pyrkii vaikuttamaan mahdollisuuksiin, joissa esim. puitteet ja välineet tiedon saamiseen tai sen käyttämiseen puuttuvat. Miksi kirjastot tarjoavat kirjoja tai ohjeita, jos tietoa tai opittua ei ole mahdollisuus omassa elämässä hyödyntää tai toteuttaa, kirjasto voi myös lainata ompelukoneen tai porakoneen, jotta tietoa voidaan hyödyntää […] Voisi kysyä myös miksi kirjastoissa on tietoa? Kirja on ollut alun perin väline, jonka varaan kirjastot on perustettu. Kirja on luotettava tai kätevä tapa kerätä tietoa, kirjan sisältö on se ”juttu”. (Högnäs, 2024.)
Erilaiset luennot ja kirjojen lisäksi esillä oleva muu aineisto herättävät lisäkiinnostuksen aiheeseen ja innostavat mahdollisesti hankkimaan lisää tietoa lukemisen kautta.
Esitin keskustelun lomassa Gunnarille myös kysymyksen siitä, mitä hän on oppinut tuotantoja tehdessä tai mitä hän ehkä tekisi tapahtumien järjestämisessä toisin.
Toisin yhteiskunnalliset asiat enemmän esille (esim. ilmastonmuutos, rokotevastaisuus). Olen tuonutkin, mutta olen huomannut ja oppinut, että ns. yhteiskunnalliset asiat kiinnostavat vähemmän. Silti en tekisi asioita toisin 😊. Ajankohtaisuudesta huolimatta tärkeät teemat kiinnostavat osallistujia vähemmän kuin esimerkiksi Turun historia. Ihmiset ehkä myös suojelevat itseään vakavilta ja ahdistavilta asioilta, joita media nostaa esiin. (Högnäs, 2024.)
Yllättävä yleisömäärä ja asiakaspalautteen merkitys
Entä jos kaikki katsojat eivät mahdu seuraamaan kirjaston järjestämää ilmaista tapahtumaa tilojen enimmäishenkilömäärän vuoksi? Keskustelussa käytimme esimerkkinä Satu Rämön kirjailijatapaamista Pirkkalan kirjastossa, josta uutisoitiin lokakuussa 2023.
”Lähtökohtaisesti suuri katsojamäärä on positiivinen ongelma”
Ratkaisumme tiukassa tilanteessa olisi käytännöllinen, mukaan pääsevät paikalle ensin saapuneet, mikä on kulttuurialalla tyypillistä. Järjestäjän näkökulmasta kaikkien ei ole pakko mahtua tilaisuuteen, vaikka tilanne valitettava onkin. Pienemmissä, mahdollisesti säännöllisesti toistuvissa lukupiireissä osallistujamäärä voi olla tilaisuuden luonteen vuoksi rajattu ja ilmoittautumisen tulisi olla sitova. Tärkeintä on tieto osallistumisen rajoitteista jo tiedotus- tai markkinointivaiheessa. Turun kaupunginkirjaston Taiteiden yön erilaisissa esittelykierroksissa ilmoitettiin, että mukaan pääsevät esim. 25 ensimmäistä paikalle saapuvaa. Tätä voisi tarvittaessa hyödyntää myös muissa kirjastojen tapahtumailmoituksissa.
Keskustelimme myös, millaisissa tilanteissa voisi käyttää ennakkoilmoittautumista tapahtumiin. Ilmoittautuminen tapahtumaan ei tarkoita käytännössä asiakkaan sitoutumista ja varmaa osallistumista maksuttomaan kirjastotapahtumaan. Jos paikkansa varannut ei saavukaan, on osallistumismahdollisuus toiselta asiakkaalta menetetty.
Tapahtumista on hyvä kerätä aina palautetta. Palautteiden avulla on mahdollista pohtia, miksi kohdeyleisöä ei mahdollisesti saapunut paikalle. Oliko ajankohdassa tai viestin saavuttamisessa ongelmia asiakkaan näkökulmasta ja onko toimintatapoja mahdollista tulevaisuudessa muuttaa?
Palautteiden keruu on mahdollista esimerkiksi tapahtumassa julisteissa tai paperimuodossa esillä olevien QR-koodien avulla tai jälkikyselynä sähköpostin avulla. Tämä vaatii kuitenkin yhteystietojen keräämisen, joka on mahdollista henkilötietorekisterin käsittelysääntöjen mukaisesti.
Onnistuneessa tapahtumassa asiakkaat viihtyvät ja tapahtuma toteutuu suunnitelman mukaisesti. Kirjastojen tapahtumissa koetaan tärkeäksi yhteisöllisyys ja positiivinen vuorovaikutus järjestäjän ja osallistujien välillä. Kirjastoilla on mahdollisuus tarjota ja luoda turvallinen tilaisuus ja tila, jossa asiakkaiden on helppo viihtyä monimuotoisten tapahtumien aikana. Positiivinen kokemus ja koetut tunteet ovat tärkeitä asiakkaiden mahdolliselle osallistumiselle ja kirjastopalvelujen käytölle myös tulevaisuudessa.
** ** **
Suvi Pukero
Kirjoittaja toimii Turun ammattikorkeakoulussa tietopalveluneuvojana. Vuosien varrella mukaan ovat tarttuneet tuoreen maisteritutkinnon lisäksi kulttuurimanagerin opinnot. Harrastuksiin kuuluvat järjestyksenvalvonta ja tapahtumapäivystäminen konsertti- ja urheilutapahtumissa
Gunnar Högnäs
Haastateltu on ollut Turun kaupunginkirjastossa töissä alkuvuodesta 2003, ennen sitä työskennellyt mm. Åbo Akademiin puhelinvaihteenhoitajana, Föllingegårdenin terveyskodin keittiössä (Ruotsin Jämtlandissa) ja Åbo Akademis Studentkårin kulttuurisihteerinä (kolmeen otteeseen; järjesti 1978 Turun tokan punkkonsertin). Harrastuksiin kuuluvat esim. (omien) runokirjojen julkaiseminen, mielipidekirjoitusten raapustaminen, esiintyminen statistina elokuvissa, luonnossa kävely, penkkiurheilua ja silloin tällöin aktiivisempaa urheilua.
LÄHTEET
Högnäs, G. (2024). Informaatikko. Turun kaupunginkirjasto.
Haastattelu 3.9.2024.Laki yleisistä kirjastoista 29.12.2016/1492. Annettu Helsingissä 29.12.2016.
Saatavilla: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2016/20161492Teosto. (2025). Musiikki kunnan toiminnassa.
Saatavilla: https://www.teosto.fi/musiikin-kayttoluvat/hanki-lupa/musiikki-kunnan-toiminnassa/#luvan-muutokset-1-1-2025-alkaenTurun kaupunginkirjaston tapahtumat. (2025).
Saatavilla: https://vapaa-aika.turku.fi/fi-FI/topic/67a5eb7d5bd39c043fcb3bfc
Intervalli 1/2025. Kuva: Lumi Lounaskorpi
